会社で収集する個人番号（マイナンバー）は、行政手続き以外では利用しません。
源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険関係届出事務・雇用保険関係届出事務・労働者災害補償保険法関係届出事務、国民年金第３号被保険者関係届出事務に利用します。
なので、あなただけではありません。あなたが扶養する親族の個人番号（マイナンバー）も必要です。
なお、当社は一部手続きを税理士及び社会保険労務士に委託しているため、行政手続きに必要な範囲でマイナンバーを税理士及び社会保険労務士に提供します。
個人番号（マイナンバー）は
あなたの所得が生まれるところ、所得税、住民税等の税金を扱うところで使われます。
あなたの個人番号（マイナンバー）必要としているのは、、、行政機関、会社、金融機関の3者だけです。
この3者以外には
見せない、教えない、触らせない
これが大原則です。
なので、あなたが会社に個人番号（マイナンバー）を提供するにあたっては、外部に漏れる危険性をできるだけ少なくするために、クラウドサービスを活用しての提供をお願いしています。
ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
全体の流れ：個人番号（マイナンバー）提供
- ［オフィスステーション］個人番号収集のお知らせ メールが届きます。
ログインURLを押し、メールに記載されたログインIDとパスワードを入力する。
- ［オフィスステーション］メール（認証用）が届きます。
認証用URLを押し、メールに記載された認証キーを入力する。
- ［オフィスステーション］個人番号（マイナンバー）を登録する。
-
- あなた自身の個人番号を提供するときは、番号確認・身元確認書類を画像で添付する。
- 扶養親族の個人番号を提供するときは、あなた自身が扶養親族の本人確認を実行する。
- 配偶者の個人番号を提供するときは、後日、配偶者の委任状を会社に提出する。
- ［オフィスステーション］に登録した個人番号を会社に提供する。
提供された個人番号（マイナンバー）を会社が保管する。
- ［オフィスステーション］保管完了メールが届きます。
- 会社が保管したことをあなたにお知らせする。
以上です。
事前の準備：スムーズに操作するために
スマートフォン、タブレット、パソコン操作に苦痛を感じる方は参考にしてください。
- メモ用紙とペンを用意してください。
ログインID、認証キーを入力する場面があります。
メモしてから操作すれば、「前の画面に戻って、、、確認して、、、次の画面に行って」といった操作はなくなります。
- （あなた自身の個人番号を提供するとき）添付書類が必要です。
添付書類＝番号確認書類と身元確認書類。最低でも2通は必要です。
事前に添付する書類を画像（JPEG、JPG、PNG）、またはPDFファイルで用意。
用意したファイルの保管場所をメモ用紙にメモしておくと、添付操作は簡単にできると思います。
※個人番号提供のため【だけ】に用意した添付ファイルは、提供操作が終わったら、【速やかに】【削除】する等【安全管理措置】を講じてください。
添付書類＝番号確認書類＋身元確認書類
- 番号確認書類_次のうちいずれか1通
-
- 個人番号カード（裏面）
- 個人番号通知カード
- 個人番号が記載された住民票の写し
- 身元確認書類_（A）（B）（C）いずれか
-
- （A）顔写真付き いずれか1通
-
- 個人番号カード（表面）、運転免許証、運転経歴証明書、旅券（パスポート）、在留カード、特別永住者証明書、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、
- 個人番号カード（表面）、運転免許証、運転経歴証明書、旅券（パスポート）、在留カード、特別永住者証明書、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、
- （B）顔写真付き＋氏名＋（生年月日もしくは住所）の記載があるもの いずれか1通
-
- 写真付き身分証明書、写真付き社員証、官公署が発行した社員つき資格証明書など
- 写真付き身分証明書、写真付き社員証、官公署が発行した社員つき資格証明書など
- （C）（A）または（B）が困難な場合は以下の書類から2つ以上
-
- 公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書など
（扶養親族の個人番号を提供するとき）あなたが扶養親族の本人確認を行ってください。
扶養親族の個人番号を提供するとき、本人確認のための添付ファイルは【不要】です。
なぜなら、扶養親族の本人確認は、会社に提供するあなたが実行することになっているからです。
- 所得税法上の扶養親族（＝給与所得者の扶養控除等（異動）申告書に記載する扶養親族）
-
- 扶養控除等異動申告書の提出義務者は従業員〔あなた自身〕です。
なので、同申告書に記載する扶養親族の個人番号については、〔あなた〕が〔個人番号関係事務実施者〕として、扶養親族の〔本人確認〕を行ってください。
- 扶養控除等異動申告書の提出義務者は従業員〔あなた自身〕です。
- 健康保険法上の被扶養者（＝会社が保険者に届出をして会社から健康保険証の交付を受けている人）
-
- 被扶養者異動届の届出義務者は〔あなた自身〕です（会社経由での届出）。
なので、所属税法上の扶養親族の個人番号と同様、〔あなた〕が〔個人番号関係事務者〕として、扶養親族の〔本人確認〕を行ってください。
- 被扶養者異動届の届出義務者は〔あなた自身〕です（会社経由での届出）。
- 国民年金第3号被保険者である配偶者（≒健康保険法、所属税法上の扶養親族）
-
- 国民年金第3号被保険者の届出義務者は、配偶者である扶養親族です。
なので、この限りにおいては〔会社〕が配偶者の本人確認を行うところですが、実務上〔あなた〕が〔会社に代わって〕配偶者である扶養親族の〔本人確認〕を行ってください。 - そのため、後日、配偶者の委任状を会社に提出してください。
- 国民年金第3号被保険者の届出義務者は、配偶者である扶養親族です。
操作フロー：個人番号（マイナンバー）提供
［オフィスステーション］個人番号収集のお知らせ メールが届きます。
件名：個人番号収集のお知らせ
送信者：オフィスステーション（no-reply@officestation.jp）
発信元：会社名
メールの案内にそって作業を進めてください。
ログインURLを押すと、、、
初期ログイン画面が表示されます。
ログインIDとパスワードを入力し［送信］を押す。
［オフィスステーション］メール（認証用）が届きます。
件名：個人番号保管手続のご案内
送信者：オフィスステーション（no-reply@officestation.jp）
発信元：会社名
メールの案内にそって作業を進めてください。
認証用URLを押すと、、、
認証画面が表示されます。
個人番号の利用目的を確認後、メールに記載されていた【認証キー】を入力し［利用目的に同意して承諾］を押す。
個人番号申請が表示されます。
表示されている全員の個人番号を会社に提供してください。
ここには、会社が個人番号（マイナンバー）の提供を必要としている（＝まだ提供を受けていない）
- あなた御本人
- あなたが扶養する所得税法、健康保険法上の扶養親族
が表示されています。
ここから先は
1人ずつ個人番号を入力し、
全員分の入力が完了したら、
会社へ送信するという流れです。
［入力］を押すと、、、
個人番号登録画面が表示されます。
- あなた自身の個人番号登録の場合
会社が【本人確認＝番号確認＋身元確認】を行うため、添付書類を添付してください。
- 扶養家族の個人番号登録の場合
添付書類は不要です（個人番号入力のみ）。
（あなた自身の個人番号の登録のみ）添付書類の登録＝［参照］を押す。
- スマートフォン、タブレットで操作している場合
添付書類をカメラで撮影して添付できます。
事前に撮影した画像を添付することもできます。
- PCで操作している場合
事前に添付書類の画像を用意しておくとスムーズに添付できます。
あなた自身のPC内の番号確認書類の画像は申請操作完了後削除するなどの安全管理措置を必ず実行してください。
個人番号入力、添付書類の添付が完了したら、、、［登録する］を押す。
個人番号申請画面に切り替わります。
全員の個人番号登録が完了したら、、、［終了］を押す。
以上で個人番号申請操作は完了です。
あなたの申請に基づき会社が個人番号（マイナンバー）を保管したら、、、
［オフィスステーション］保管完了メールが届きます。
件名：個人番号保管完了のご案内
送信者：オフィスステーション（no-reply@officestation.jp）
個人番号登録１件（１名）に対し１通のメールが届きます。
以上です。
扶養家族が増えた場合には、同様に個人番号提供依頼をします。
メールアドレスが変更になった場合には、速やかに会社に連絡してください。