個人番号（マイナンバー）＞利用

個人番号を預かる際に通知した利用目的を大別して整理するなら、次の2つです。

1. 税務（所得税、住民税等）関係の諸手続
2. 労働社会保険諸手続（資格取得、喪失、扶養異動など）

ガイドラインが示す安全管理措置を達成することを第一に考えると、、、

1. 特定個人情報取扱区域で事務作業を行う。
2. 行政手続書類に個人番号を記入するのは、届け出する直前＝最後の最後で記入する。
3. やむを得ず事前に個人番号を記入したときは、個人番号をマスキングする。

この3つが重要な要素となります。

OFS電子申請機能を利用して労働社会保険手続を行う際は、画面に個人番号が表示されることなく電子申請書類の作成から送信（届出）までを実行できるので、

2．最後の最後で記入する、

3．マスキングする

といったことを意識する必要はありません。

（例）雇用保険被保険者資格取得届

個人番号（マイナンバー）以外の部分を記入・作成する。

◆（アナログ管理の場合）個人番号マスター_アクセス等記録簿：個人番号マスターを使用することを記録する。

行政手続書類の作成が完了したら、、、

◆（アナログ管理の場合）特定個人情報ファイル事務処理簿：個人番号を利用したことを記録する。

参照■■更新情報＞OFS_個人番号：個人番号削除証明書

OFS_個人番号＞個人番号操作_操作履歴［確認］で操作履歴＝利用記録を確認できます。

◆（アナログ管理の場合）個人番号マスター_アクセス等記録簿：個人番号マスターの使用が終了したことを記録する。

行政に届け出ること＝会社内の特定個人情報取扱区域から外に出ること。

特定個人情報取扱区域から外に持ち出すためには、外部から個人番号が見えないよう安全管理措置を講じなければなりません。

（例）安全管理措置：個人番号が見えないようにする

• 個人番号が書かれた書類には、個人番号が記入された部分に付箋等で目隠しをする。
• その上で、中が透けて見えない封筒等に入れ、封緘する。

• 行政に直接持ち込む場合には、安全管理措置を講じた上で届け出る。
• 郵送で手続きを進める場合には、特定記録郵便、簡易書留郵便など追跡可能な郵送手段を選択する。

行政手続きが完了したら、、、

個人番号が書かれた手続控が交付された場合は、手続控に対する社内処理完了後、個人番号の保管に準じて保管する。

（例）安全管理措置：個人番号が書かれた手続控を保管する

• 個人番号記載箇所を付箋等でマスキングした上で封緘する。

◆（アナログ管理の場合）個人番号取得廃棄等記録簿：個人番号が記載された手続控を保管したことを記録する。