会社が保管している従業員の個人番号は、従業員本人と従業員の扶養親族の2つです。この2つについて保管が不要となる時期は次のとおりです。
●従業員の個人番号
従業員が退職し、退職に関係する諸手続（労働社会保険手続、退職後の給与所得の源泉徴収票の交付、退職金支払事務）のすべてが完了したとき
●従業員の扶養親族の個人番号
扶養関係が終了し、扶養関係終了に関係する諸手続（労働社会保険手続、税務手続）のすべてが完了したとき
不要な個人番号を保管する必要はありません。
- 退職した従業員が出戻りしてきたら、、、
- また扶養に追加することとなったら、、、
【たら・れば】は必要ありません。情報漏えい防止の観点から、速やかに削除しましょう。
個人番号を廃棄・削除したことに対し、従業員から証明を求められた場合には、個人番号削除証明書を交付します。
〔会社（特定個人情報事務取扱担当者）〕削除する個人番号（マイナンバー）を取り出す。
◆（アナログ管理の場合）個人番号マスター_アクセス等記録簿：個人番号マスターを使用することを記録する。
〔会社（特定個人情報事務取扱担当者）〕個人番号（マイナンバー）を廃棄・削除する。
●個人番号（マイナンバー）を【紙】で保管しているとき
クロスカットのシュレッダーで裁断する、燃やす、熔解するなど原状回復できない方法で廃棄する。
●個人番号（マイナンバー）を【データ】で保管しているとき
リスト形式で調製するなど削除対象者以外のデータが混在している場合には、該当データを削除する。
バックアップデータがある場合には、バックアップデータからも削除する。
●1名1ファイルで保管するなど個人単位で保管しているとき
削除対象者のファイルを削除する。（ごみ箱に入れるだけではなく、ごみ箱の中からも削除する。）
参照：■■更新情報＞OFS_マスタ管理＞利用者管理：乱数表管理
バックアップファイルがある場合には、バックアップファイルからも削除する。
〔会社（特定個人情報事務取扱担当者）〕個人番号を廃棄・削除したことを記録する。
〔会社（特定個人情報事務取扱担当者）〕個人番号マスターを保管する。
◆（アナログ管理の場合）個人番号マスター_アクセス等記録簿：個人番号マスターの使用が終了したことを記録する。
